Sachbearbeiter/-in Hauptaktei / Registratur (m/w/d)

Landeshauptstadt Stuttgart
Verwaltung & Verteidigung

Sachbearbeiter/-in Hauptaktei / Registratur (m/w/d)

Festanstellung, Personal
Stuttgart

Wir suchen Sie für das Haupt- und Personalamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist zum 01.09.2026 und unbefristet zu besetzen.
Die Hauptaktei ist die Registratur des Bürgermeisteramtes und verwaltet die laufenden Akten des Oberbürgermeisters und der Beigeordneten. Zudem ist sie die Posteingangsstelle des Oberbürgermeisters. Im Rahmen der Einführung der stadtweiten E-Akte hat die Hauptaktei eine zentrale Rolle beim Aufbau der Aktenstruktur im Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Ein Job, der Sie begeistert

Sie registrieren Vorgänge nach Aktenplan
Sie versenden die registrierten Vorgänge und legen diese ab
Sie führen die Termin- und Aktenüberwachung für den laufenden Schriftverkehr durch
Sie recherchieren zu verschiedenen Sachverhalten
Sie tragen aktiv dazu bei, dass sämtliche Akten des Bürgermeisteramtes zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind

Ihr Profil, das zu uns passt

Eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/-r für Medien- und Informationsdienste oder als Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. eine abgeschlossene Erste Prüfung nach der Entgeltordnung (VKA, ehem. Angestelltenlehrgang I) oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung mit Bezug zur Verwaltung und entsprechender Erfahrung
Bewerben können sich auch Beamt/-innen des mittleren Verwaltungsdienstes (Verwaltungswirt/-in)
Fachwissen über den organisatorischen Aufbau und die Abläufe einer Stadtverwaltung ist von Vorteil
Fundiertes Prozess- und Organisationsverständnis für Aktenabläufe ist gewünscht
Gute EDV-Kenntnisse und Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen sind von Vorteil
Serviceorientierte Persönlichkeit mit sicherem Auftreten und guten Umgangsformen sowie einer sorgfältigen Arbeitsweise

Unsere Benefits im Überblick

Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen: ein zukunftssicherer Arbeitsplatz, betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – 70 EUR brutto pro Monat in Vollzeit, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle, Gesundheitsmanagement und Sportangebote
Gemeinsam wachsen: persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
Umweltfreundlich unterwegs: ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot “StuttRad”
Kleine Extras, die Großes bewirken: vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits

Wir bieten Ihnen eine Stelle der A 9 (3.384,62 – 4.223,71 EUR)/ 8 TVöD (3.486,40 – 4.230,97 EUR). Alle Beträge sind monatliche Bruttowerte bei Vollzeitbeschäftigung.

Weitere Informationen zur Stufensystematik finden Sie hier: Tarifbeschäftigte oder Beamt/-innen

Noch Fragen?

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Daniel Kühn unter 0711 216-91170 oder daniel.kuehn@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Katharina Enke unter 0711 216-81575 oder katharina.enke@stuttgart.de . Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere .

Interesse geweckt?

Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 29.07.2026 an unser Online-Bewerbungsportal. Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 101/0009/2026 an das Haupt- und Personalamt der Landeshauptstadt Stuttgart, Katharinenstr. 20, 70182 Stuttgart senden.

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